29 Sep Recepción de mercancías, la base de una óptima gestión de almacén
Aunque a veces es la gran olvidada, una correcta recepción de mercancías es clave para la gestión de almacén porque con ella comienza el flujo de materiales, y una mala gestión puede ser el inicio de un sinfín de errores que afectarían a toda la cadena de suministro. A continuación, te hablamos de qué implica la recepción y las diferentes fases que encontramos en este proceso.
Tareas previas a la recepción de mercancías
Antes de que las puertas del almacén se abran y la nueva mercancía comience a descargarse, es necesario haber llevado a cabo las siguientes acciones:
- Analizar la información relativa a la carga que se recibirá: fecha y hora de llegada aproximada, cantidad de cajas o palets, tipo de embalaje, espacio necesario para su almacenaje, tiempo de permanencia estimado en el almacén y condiciones de almacenamiento.
- Preparar la zona que albergará la nueva mercancía cuando llegue y determinar qué herramientas serán necesarias para trasladar allí la carga, e intentar que la ruta interna hasta allí esté lo más libre posible.
- Organizar la actividad del almacén y de su personal adecuadamente teniendo en cuenta las recepciones, sus horarios y el tiempo estimado hasta que esta tarea esté finalizada.
El momento decisivo; descarga, recepción y control de calidad
Cuando el camión llega con la mercancía a descargar, el personal debe poner en marcha el protocolo de recepción, que debe estar previamente establecido para no saltarse ningún procedimiento y saber cómo actuar ante imprevistos. Estas son las tareas a realizar en esta fase:
- Verificación del albarán o nota de entrega.
- Asignación del muelle de descarga correspondiente.
- Descarga de la mercancía situándola en la zona de recepción.
- Inspección cuantitativa y cualitativa de la carga, revisándose cantidades, modelos, referencias, caducidades, estado del embalaje y/o de los productos.
- Si se diera alguna incidencia, se encontrara mercancía defectuosa o en mal estado, hay que anotarlo en el albarán y comunicarlo al proveedor o partner de origen.
- Registro de la mercancía recibida en la hoja de recepción.
- Comunicar a los departamentos correspondientes de la recepción de la mercancía.
Aunque no es lo ideal, en situaciones excepcionales pueden darse recepciones ciegas, que son recepciones de las que no se tenía constancia previa o en una fecha u hora diferente a la prevista. Para que cuando esto suceda, la actividad del almacén se vea alterada lo menos posible, es fundamental contar con un protocolo o plan de actuación acordado.
Acondicionamiento y almacenaje
Una vez descargada y registrada la mercancía recibida, hay que confirmar si es posible almacenarla tal y como ha llegado, o es necesario acondicionarla para adaptarla a las características de la ubicación concreta que ocupará en el almacén. En algunos casos las cargas llegan paletizadas, pero en los casos en los que no es así, se organiza en palets y se traslada a las estanterías correspondientes.
Si se trata de productos alimenticios o mercancía catalogada como peligrosa, habrá que tener en cuenta las recomendaciones oficiales de las diferentes guías de seguridad y buenas prácticas. En el caso de que se trate de almacenar productos farmacéuticos, cosméticos o relacionados con la salud, existen también especificaciones para evitar la contaminación, por un lado, y por otro, que alguno de los componentes de sus fórmulas pueda verse alterados por los cambios de temperatura o presencia de humedad en el ambiente. Para estos casos es clave contar con almacenes y partners logísticos con espacios debidamente acondicionados para albergar este tipo de productos, así como con personal cualificado y formado que conozca sus necesidades.
Esta fase finaliza con la ubicación total de la mercancía en el almacén y su correcto etiquetado con el sistema de identificación usado en cada empresa para mantener en todo momento el control del stock.
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